KẾ HOẠCH

Công tác văn thư – lưu trữ năm 2014

Căn cứ Kế hoạch số 13/KH-VKSTC ngày 03 tháng 3 năm 2014 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 và Phương hướng, nhiệm vụ về công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2014 của Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre.

Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Trưởng các phòng trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân huyện – thành phố tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của Ngành như: Thông tư 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quyết định số 248/QĐ-VKS ngày 26 tháng 6 năm 2013 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre về ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

b) Công tác tổ chức nhân sự

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; Viện kiểm sát các huyện – thành phố phân công cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đúng theo quy định của Ngành.

- Tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của Ngành và địa phương.

- Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

c) Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành văn bản quản lý văn thư, lưu trữ

- Rà soát bổ sung quy chế, hướng dẫn đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định mới của pháp luật và thực tế của cơ quan, đơn vị.

- Viện kiểm sát huyện, thành phố nào chưa xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ thi khẩn trương xây dựng và triển khai thực hiện.

2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến và quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

          b) Nghiệp vụ lưu trữ

          - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

          - Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

          - Các đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Chi Cục văn thư – lưu trữ tỉnh (theo Danh mục số 01 và 02 do UBND tỉnh Bến Tre ban hành) lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thành phần nội dung và thời hạn quy định;

          - Thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu và báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;

          - Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (thường xuyên kiểm tra kho, các trang thiết bị và các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ).

          - Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu; sổ sách quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu.

          3. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ: Bố trí trong hoạt động chi thường xuyên hàng năm của cơ quan để thực hiện:

-  Cải tạo kho lưu trữ hiện hành;

- Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; kệ (giá); hộp; bìa hồ sơ; phòng cháy chữa cháy…văn phòng phẩm;

- Chỉnh lý tài liệu.

          II. NHIỆM VỤ TRONG TÂM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN NĂM 2014

          1. Tăng cường thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật; tránh trình trạng cán bộ, công chức không lập hồ sơ công việc.

          2. Thu thập, bổ sung, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2012 trở về trước vào Lưu trữ cơ quan.

          3. Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

          4. Tiếp tục bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm phù hợp với quy mô, tổ chức của cơ quan, đơn vị và quy định của ngành, đồng thời tăng cường bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ.

          5. Thực hiện các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản theo đúng quy định.

         III. CÔNG TÁC KIỂM TRA NGHIỆP VỤ

          1. Về kiểm tra

Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân huyện – thành phố; Kiểm tra việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ chung với kiểm tra toàn diện năm 2014.

2. Nội dung kiểm tra

          - Việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

          - Việc ban hành các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ và việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

          * Đối với công tác văn thư

          + Công tác soạn thảo và ban hành văn bản,

          + Quản lý văn bản đi, đến,

          + Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan,

          + Quản lý và sử dụng các loại con dấu,

          + Quản lý tài liệu mật.

          * Đối với công tác lưu trữ

          + Thu thập, chỉnh lý tài liệu,

          + Trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ.

          Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các huyện – thành phố phổ biến Kế hoạch này đến cán bộ, công chức đơn vị để thực hiện nghiêm túc. Báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của đơn vị, gửi về Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre trước ngày 06/12/2014 để tổng hợp./.