Ngày 07 tháng 11 năm 2014, Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre có ban hành Công văn số 357/VKS-VP về việc thực hiện một số nội dung công tác văn thư, lưu trữ. Các đơn vị cần nghiên cứu triển khai thực hiện. Nay Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre xin lưu ý các đơn vị một số nội dung sau:

1. Đối với văn bản đến: Mở 03 loại sổ gồm:

    - Sổ đăng ký số cho văn bản thường;

    - Sổ đăng ký số văn bản mật;

    - Sổ theo dõi văn bản chuyển bì.

2. Đối với văn bản đi: Mở cácloại sổ chính gồm:

- Sổ quản lý số cho các loại văn bản hành chính cá biệt như: Quyết định cá biệt, quy định, quy chế, hướng dẫn;

- Sổ quản lý số cho văn bản hành chính còn lại;

- Sổ quản lý văn bản mật (nếu có).

* Đối với Văn thư Văn phòng Viện kiểm sát ND Tỉnh mở thêm sổ quản lý số cho văn bản Ban Cán sự Đảng.

* Ngoài ra, Văn thư các đơn vị còn bắt buộc mở các loại sổ phục vụ cho công tác quản lý hành chính tại đơn vị đó là:

- Sổ quản lý văn bản gửi đi của các phòng hoặc bộ phận khác gửi qua Văn thư;

- Số đăng ký giấy đi đường, giới thiệu;

- Sổ gửi văn bản đi bưu điện;

- Sổ gửi văn bản trực tiếp.

* Lưu ý:

 - Văn thư trong ngành Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre gồm (Văn thư thuộc Văn phòng Viện kiểm sát ND Tỉnh, Văn thư Viện kiểm sát ND cấp huyện);

- Đối với các phòng trực thuộc Viện Tỉnh không bắt buộc bố trí văn thư mà tùy thuộc vào yêu cầu, Thủ trưởng đơn vị phân công cán bộ thực hiện công việc hành chính phục vụ cho công tác quản lý chỉ đạo điều hành đơn vị mình;

- Văn bản Đảng, Đoàn thể trong đơn vị do tổ chức Đảng, Đoàn thể phân công, bố trí thành viên tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý văn bản theo quy định của tổ chức mình;

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu đúng theo qui định (Con dấu của các cơ quan, tổ chức phải giao lại cho người có trách nhiệm trình độ chuyên môn về văn thư, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu);

- Các đơn vị cần bám sát vào Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Đề nghị các đơn vị nghiêm túc thực hiện./.