Kính gửi:

           - Viện kiểm sát ND các Huyện - Thành phố;

                                                  - Các Phòng trực thuộc Viện Tỉnh.

Thực hiện Công văn số 07/SNV-CCVTLT, ngày 04/01/2013 về triển khai và thực hiện các quy định mới trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụvàCông văn 1546/SNV-CCVTLT, ngày 07/8/2014 về việc thực hiện thống nhất một số quy định trong quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị của Sở Nội vụ. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre yêu cầu các đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện một số nội dung sau:

1. Quản lý văn bản đến

a. Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Có thể áp dụng Điều 5 của Thông tư số 07 nhưng cho đăng ký tối thiểu với hai hệ thống số tương ứng với 02 hệ thống sổ:

- Sổ đăng ký số cho văn bản thường;

- Sổ đăng ký số cho văn bản mật.

b. Chuyển giao văn bản đến: Văn thư cơ quan phải photo đúng số lượng bản theo ý kiến chỉ đạo phân phối của người có thẩm quyền, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết và thực hiện ký nhận khi giao văn bản theo quy định.

          2. Đối với văn bản đi

          a. Quản lý văn bản đi bằng sổ:

* Sổ quản lý cùng một hệ thống số văn bản do đơn vị phát hành gồm:

- Sổ quản lý số cho các loại văn bản hành chính cá biệt như: Quyết định cá biệt, quy định, quy chế, hướng dẫn;

          - Sổ quản lý số cho văn bản hành chính còn lại;

          - Sổ quản lý số cho văn bản mật (nếu có).

          * Đối với văn bản phát hành do Đảng, Đoàn thể thực hiện thì tổ chức Đảng, Đoàn thể cử người mở sổ theo dõi số riêng theo nhiệm kỳ, Văn thư chỉ đóng dấu và gửi theo yêu cầu.

          * Ngoài ra Văn thư thuộc Văn phòng Viện Tỉnh và Viện kiểm sát huyện, thành phố bắt buộc phải mở thêm các loại sổ sau đây: Sổ đăng ký giấy đi đường; Công lệnh; Sổ theo dõi văn bản chuyển bì (theo dõi văn bản chuyển bì cho cá nhân trong đơn vị); Sổ gửi văn bản đi bưu điện; Sổ gửi trực tiếp (Văn thư tự kẻ); Sổ theo dõi tiếp nhận và chuyển đi các văn bản từ phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ gửi qua văn thư.

* Lưu ý: Riêng sổ đăng ký các văn bản tố tụng, tư pháp do các bộ phận, đơn vị thực hiện mở sổ theo quy chế nghiệp vụ và cho số, phát hành những văn bản lưu hành nội bộ.

          b. Phát hành văn bản đi: Văn thư cơ quan nhân bản, phát hành đủ số lượng theo chỉ đạo của người có thẩm quyền và thực hiện ký nhận khi giao văn bản theo quy định.

* Lưu ý:

- Văn bản đi khi phát hành bản gốc phải lưu tại văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu tại hồ sơ giải quyết công việc hoặc cá nhân soạn thảo văn bản;

- Những văn bản gửi qua mạng và fax thì văn thư cơ quan phải gửi văn bản bằng giấy để lưu hồ sơ khi giải quyết công việc theo qui định.

          3. In sổ nghiệp vụ năm 2015

          Viện kiểm sát ND Tối cao chưa ban hành mẫu sổ mới và năm 2015 không cấp phát cho các đơn vị nên các đơn vị sử dụng mẫu sổ cũ:

          - Đối với Viện tỉnh các phòng đăng ký in sổ nghiệp vụ kiểm sát và sổ hành chính tư pháp, nếu còn sổ cũ thì tiếp tục sử dụng;

- Đối với Viện kiểm sát các huyện - thành phố tự in ấn hoặc liên kết mua với nhau Viện Tỉnh không in cấp phát.

          * Lưu ý: Thời gian đóng, mở sổ đúng theo quy định của năm văn thư (đóng sổ 31/12, mở sổ 01/01) và hòan thành các báo cáo định kỳ theo đúng thời gian qui định; công văn này được triển khai, áp dụng thực hiện từ đầu năm 2015 và Viện Tỉnh sẽ tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị trong các đợt kiểm tra.

Trên đây là một số nội dung đề nghị các đơn vị triển khai thực hiện./.