Công chứng là một trong những dịch vụ công thiết thực, đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của kinh tế địa phương và ổn định trật tự xã hội. Hiện nay, đội ngũ công chứng viên (CCV) và tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC) trên địa bàn tỉnh Bến Tre đã và đang phát triển nhanh về số lượng với tính chuyên nghiệp từng bước được nâng cao, góp phần quan trọng trong công tác quản lý nhà nước đối với nhiều lĩnh vực, nhất là với quá trình chuyển quyền về tài sản như quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, vay tài sản, phân chia thừa kế…Việc công chứng đúng quy định góp phần tránh thất thoát nguồn thu thuế, giảm gánh nặng cho cơ quan tiến hành tố tụng thông qua việc giảm thiểu số lượng và quy mô các tranh chấp phát sinh từ việc thực hiện các giao dịch có liên quan.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, thực tiễn cũng cho thấy hoạt động công chứng trong thời gian qua đã bộc lộ một số hạn chế, bất cập cần phải được khắc phục. Cụ thể là chất lượng của một bộ phận CCV còn hạn chế, một bộ phận chưa thật vững về chuyên môn, nghiệp vụ, chấp hành không nghiêm các quy định của pháp luật, vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Bởi trong những năm gần đây, trên địa bàn tỉnh Bến Tre, các vụ án tranh chấp hợp đồng, giao dịch do công chứng viên chứng nhận đã bị cơ quan Tòa án tuyên hủy, tuyên vô hiệu xảy ra ngày càng nhiều, chủ yếu xuất phát từ những sai sót, sai phạm xảy ra trong quá trình hành nghề của CCV.

Điển hình như vụ án “Yêu cầu bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng” giữa nguyên đơn là bà NTNT và bị đơn là Văn phòng công chứng NNT, do Tòa án nhân dân huyện M xét xử sơ thẩm ngày 08/02/2023, Tòa án nhân dân tỉnh B xét xử phúc thẩm ngày 20/7/2023. Tại bản án dân sự sơ thẩm nêu trên của Tòa án nhân dân huyện M đã xác định: Văn bản Thỏa thuận phân chia di sản ngày 25/8/2015 được lập và công chứng tại Văn phòng công chứng MCN (nay là văn phòng công chứng NNT) với nội dung “…Bằng thỏa thuận này, tất cả các ông, bà NTBT, NMT, NTNT đều tự nguyện nhường đứt toàn bộ và không điều kiện phần quyền sử dụng đất, mà những người này được thừa kế trong quyền sử dụng đất nêu trên cho bà HTH”. Trên cơ sở văn bản phân chia di sản được công chứng, bà HTH được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các phần đất được đề cập trong văn bản, sau đó bà HTH chuyển nhượng tất cả quyền sử dụng đất cho người khác. Tuy nhiên, bà NTNT cho rằng bà không có ký tên vào văn bản phân chia di sản này nên yêu cầu Văn phòng công chứng NNT phải bồi thường thiệt hại cho bà NTNT vì việc công chứng sai quy định đã làm mất đi quyền hưởng di sản thừa kế của bà NTNT. Kết luận giám định của phòng Kỹ thuật hình sự công an tỉnh B cũng xác định chữ viết và chữ ký trong văn bản Thỏa thuận phân chia di sản không phải do bà NTNT ký và viết ra. Tại phiên tòa phúc thẩm ngày 20/7/2023, đại diện theo ủy quyền của văn phòng công chứng NNT đồng ý bồi thường cho bà NTNT số tiền 150.000.000 đồng từ việc công chứng sai quy định đối với Văn bản thỏa thuận phân chia di sản ngày 25/8/2015. Bản án dân sự phúc phẩm của Tòa án nhân dân tỉnh B đã công nhận nội dung thỏa thuận số tiền bồi thường này giữa các đương sự tại phiên tòa.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản ngày 25/8/2015, bà NTNT không có ký tên trong văn bản nhưng văn bản vẫn được công chứng là không đúng quy định, dẫn đến việc bà NTNT bị mất quyền hưởng di sản thừa kế. Việc công chứng như trên đã vi phạm quy định tại khoản 8 Điều 40 Luật công chứng năm 2014 “Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch”(trong các loại giấy tờ tại khoản 1 có quy định về giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng); và vi phạm quy định tại khoản 1 Điều 48 Luật công chứng năm 2014 “Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên”.

Nguyên nhân vi phạm nêu trên của văn phòng công chứng là do Công chứng viên bỏ qua các thủ tục cần thiết, không thực hiện đúng quy trình công chứng, do năng lực của công chứng viên còn hạn chế...

Vì vậy, để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật; hạn chế phát sinh các tranh chấp liên quan đến các văn bản công chứng sai quy định, góp phần ổn định an ninh trật tự xã hội trên địa bàn, các TCHNCC cần xác định lấy CCV làm trung tâm của hoạt động công chứng. CCV phải không ngừng trau dồi, nâng cao bản lĩnh, tri thức, trách nhiệm nghề nghiệp trong quá trình hành nghề; có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức một cách nhanh chóng, kịp thời. Phải đặc biệt coi trọng việc nâng cao kỹ năng, vận dụng kiến thức pháp luật và kỹ năng nghiệp vụ cho công chứng viên để khi thực hiện việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch đảm bảo phát sinh hiệu lực và đảm bảo giá trị của văn bản công chứng.

Ngoài ra, cần xây dựng cơ chế phối hợp về chuyên môn, nghiệp vụ giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, và với các cơ quan khác; thường xuyên cập nhật kịp thời, nhanh chóng, chính xác các dữ liệu công chứng trên phần mềm quản lý, khai thác và sử dụng thông tin công chứng, đảm bảo tính kịp thời cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên khác cần khai thác đạt được hiệu quả cao nhất, tránh xảy ra tranh chấp về sau; Cần chủ động phối hợp với các cơ quan liên quan đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyên truyền sâu, rộng trong nhân dân nhằm giúp người dân nâng cao nhận thức và có trách nhiệm khi tham gia thực hiện công chứng, để từ đó tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện các văn bản, hợp đồng công chứng. Chú trọng công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ Công chứng viên để Công chứng viên không những am hiểu về kiến thức pháp luật mà còn am hiểu cả về kỹ năng hành nghề công chứng. Thường xuyên tổ chức hội nghị rút kinh nghiệm, chia sẻ các bài học kinh nghiệm để có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn các vi phạm pháp luật xảy ra trong quá trình hành nghề công chứng. Đồng thời, cần thông báo rút kinh nghiệm chung đối với các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre về những vi phạm, thiếu sót nhằm tránh những vi phạm, thiếu sót tương tự xảy ra.

Như vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng không chỉ nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp mà còn tạo môi trường kinh doanh an toàn, lành mạnh, hạn chế các tranh chấp dân sự phát sinh và đồng thời cũng góp phần không nhỏ trong việc ổn định tình hình an ninh trật tự tại địa phương.

Kim Ngân – Phòng 9 Viện KSND tỉnh