KẾ HOẠCH

Công tác văn thư - lưu trữ năm 2015

Căn cứ Kế hoạch số 08/KH-VKSTC ngày 05 tháng 02 năm 2015 của Viện kiểm sát ND tối cao về công tác văn thư - lưu trữ năm 2015, Kế hoạch số 81/KH-VKS ngày 27 tháng 01 năm 2015 của Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre về công tác kiểm sát năm 2015. Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre xây dựng kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ năm 2015 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý công tác văn thư - lưu trữ

a. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư - lưu trữ

Trưởng các Phòng trực thuộc Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre, Viện trưởng Viện kiểm sát ND huyện - thành phố tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư-lưu trữ của Nhà nước và của Ngành như: Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của các Bộ, Ngành Trung ương; Quyết định số 248/QĐ-VKS ngày 26 tháng 6 năm 2013 của Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre về ban hành Quy chế về công tác văn thư -lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

b. Công tác tổ chức nhân sự

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư - lưu trữ của cơ quan, đơn vị; Viện kiểm sát nhân dân các huyện - thành phố phân công cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ đúng theo quy định của Ngành;

- Tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ của Ngành và địa phương;

- Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

c. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo văn thư-lưu trữ

- Rà soát bổ sung Quy chế, hướng dẫn đã ban hành về công tác văn thư -lưu trữ phù hợp với quy định mới của pháp lụât và thực tế của cơ quan, đơn vị;

- Viện kiểm sát ND huyện - thành phố khẩn trương xây dựng rà soát sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư - lưu trữ chậm nhất hết quí I/2015.

d. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ:

- Về kiểm tra, Viện Tỉnh có đề ra kế hoạch kiểm tra toàn diện các đơn vị trực thuộc trong đó có nội dung kiểm tra về công tác văn thư - lưu trữ; các đơn vị chấp hành nghiêm túc các nội dung yêu cầu trong kế hoạch để xây dựng báo cáo và tài liệu phục vụ cho việc kiểm tra;

- Về hướng dẫn nghiệp vụ Văn phòng đã có công văn số 448/VKS-VP ngày 27/12/2014 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre về việc hướng dẫn thực hiện công tác văn thư năm 2015, các đơn vị rà soát các nội dung trên tổ chức thực hiện.

2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

a. Nghiệp vụ văn thư: Cán bộ, công chức được phân công thực hiện công tác văn thư có trách nhiệm thực hiện công tác đúng qui trình nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật hiện hành.

          b. Nghiệp vụ lưu trữ

          - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

          - Tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

          - Các đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thành phần nội dung và thời hạn quy định;

          - Thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu và báo cáo thống kê về công tác văn thư -lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;

          - Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (thường xuyên kiểm tra kho, các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ);

          - Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu; sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu.

          3. Kinh phí cho hoạt động văn thư - lưu trữ: Bố trí trong hoạt động chi thường xuyên hàng năm của cơ quan để thực hiện.

          - Chỉnh lý tài liệu;

          - Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; kệ (giá); hộp; bìa hồ sơ; phòng cháy chữa cháy…văn phòng phẩm.

II. CÔNG TÁC KIỂM TRA NGHIỆP VỤ

          1. Về kiểm tra

          Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre kiểm tra nghiệp vụ văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân huyện - thành phố; kiểm tra việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư- lưu trữ chung với kiểm tra toàn diện năm 2015; đồng thời có thể tiến hành kiểm tra đột xuất khi cần thiết.

          2. Nội dung kiểm tra

- Việc tuyên truyền phổ biến các văn bản quản lý về công tác văn thư-lưu trữ như: Thông tư 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quyết định số 248/QĐ-VKS ngày 26 tháng 6 năm 2013 của Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre về ban hành Quy chế về công tác văn thư -lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

- Việc ban hành các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ và việc thực hiện công tác văn thư- lưu trữ tại đơn vị;

- Các yêu cầu khác theo kế hoạch kiểm tra toàn diện về công tác văn phòng có liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ.

* Một số vấn đề cần chú ý:

- Khi soạn thảo văn bản các đơn vị cần bám sát vào Thông tư 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thực hiện theo Công văn số 448/VKS-VP ngày 27/12/2014 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre về việc hướng dẫn thực hiện công tác văn thư năm 2015 (áp dụng chung cho cả hai cấp).

- Thu thập, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu, bảo quản tài liệu;

- Trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ.

          III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG NĂM 2015

          - Chuẩn bị sơ kết 03 năm thực hiện Luật lưu trữ năm 2011 và tổng kết 10 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thực hiện nghiêm Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của các Bộ, Ngành Trung ương. Chấn chỉnh tình trạng sai sót trong soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành của cơ quan, đơn vị;

          - Xây dựng danh mục hồ sơ và thực hiện nghiêm chế độ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chấn chỉnh chấm dứt tình trạng tập thể, cán bộ, công chức, viên chức không lập hồ sơ công việc;

          - Bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được chỉnh lý thu thập bổ sung hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2013 trở về trước vào lưu trữ cơ quan;

          - Bố trí kho lưu trữ đủ diện tích để bảo quản tài liệu của đơn vị, bảo đảm các yêu cầu về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

          Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre phổ biến Kế hoạch này đến cán bộ, công chức đơn vị để thực hiện nghiêm túc. Báo cáo kết quả công tác văn thư-lưu trữ năm 2015 của đơn vị, gửi về Văn phòng Viện kiểm sát ND tỉnh Bến Tre chậm nhất vào ngày 04/12/2015 để tổng hợp./.