QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế về sử dụng thư điện tử (email) trong hoạt động của

Ngành Kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

- Căn cứ Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2002;

- Căn cứ Luật Công nghệ thông tin năm 2006;

- Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

- Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Căn cứ Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

- Căn cứ Chỉ thị 06/CT-VKSTC ngày 05/11/2012 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Kiểm sát nhân dân;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về sử dụng thư điện tử trong hoạt động của Ngành kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3: Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các huyện-thành phố; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và cán bộ, công chức trong ngành Kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

                                                                                                 VIỆN TRƯỞNG

Nơi nhận :

- Lãnh đạo viện;

- VKSND huyện - thành phố;                                             (đã ký)

- Các phòng trực thuộc, Văn phòng;                                                      

- Lưu TKTP; VT                                                                      Đoàn Hoàng Đệ

QUY CHẾ 

Veà sử dụng thư điện tử trong hoạt động của Ngành KSND tỉnh Bến Tre 

(Kèm theo Quyết định số 31/QĐ-VKS-TKTP ngày 18/4 /2014 

của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bến Tre) 

Chương I 

NHỮNG NỘI DUNG CHUNG

Điều 1: Phạm vi áp dụng. 

Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của Ngành KSND tỉnh Bến Tre. 

Điều 2: Đối tượng áp dụng. 

Quy chế này áp dụng đối với tất cả cán bộ, công chức trong ngành KSND tỉnh Bến Tre tham gia khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính. 

Điều 3: Các nguyên tắc chung. 

1. Hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bến Tre được xây dựng và sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng Internet; 

2. Các thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bến Tre được coi là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức thuộc Ngành KSND tỉnh Bến Tre. 

3. Nguyên tắc định dạng. 

a) Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode chuẩn TCVN 6909 – 2001 để thực hiện các nội dung trao đổi trong hộp thư điện tử; 

b) Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử của 02 cấp Ngành KSND tỉnh Bến Tre tối thiểu 04 lần/ngày buổi sáng 02 lần từ 07 giờ 30 phút đến 10 giờ 30 phút, chiều 02 lần từ 13 giờ 30 phút, 16 giờ 30 phút hàng ngày. Các cá nhân, đơn vị nhận thư phải trả lời cho bên gửi biết ngay sau khi nhận thư. 

Điều 4: Các hành vi bị nghiêm cấm. 

1. Không được dùng hộp thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bến Tre vào việc riêng và cũng không dùng để gửi vào các hộp thư ngoài ngành; 

2. Không được dùng hộp thư cá nhân để trao đổi công việc của cơ quan với các email của ngành Kiểm sát. 

3. Không lưu chuyển trên hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bến Tre các văn bản, tài liệu mật theo quy định của pháp luật; 

4. Các hành vi phát tán thư rác, virus trên hệ thống thư điện tử; các hành vi phá hoại gây ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của đơn vị, cá nhân hoặc ảnh hưởng đến hệ thống sẽ bị xử lý theo pháp luật. 

Chương II 

TỔ CHỨC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5: Thiết lập địa chỉ thư. 

1. Hệ thống thư điện tử Ngành KSND tỉnh Bến Tre được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin có kết nối với mạng thông tin toàn cầu (Internet); 

2. Tất cả các hộp thư điện tử của ngành KSND tỉnh Bến Tre do Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin tạo thống  nhất  và cung cấp cho các đơn vị quản lý sử dụng; 

3. Hộp thư chính thức của Ngành KSND tỉnh Bến Tre và cán bộ công chức trong ngành như sau: “Tên cá nhân, hoặc đơn vị @vksbentre.gov.vn” hoặc địa chỉ dự phòng là “Tên cá nhân, hoặc đơn vị @gmail.com” (chỉ sử dụng khi địa chỉ chính thức gặp sự cố). 

Điều 6: Các loại văn bản luân chuyển trên hệ thống thư điện tử. 

1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản như: 

a) Thông báo; 

b) Lịch công tác; 

c) Văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các đơn vị trong ngành; 

d) Tài liệu phục vụ hội, họp; 

đ) Văn bản gửi đến các đơn vị để biết, để báo cáo. 

e) Các file hình ảnh liên quan đến hoạt động của ngành. 

2. Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử gửi, nhận các loại văn bản như: 

a) Thư mời, giấy mời, Giấy triệu tập; 

b) Công văn; 

c) Những văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; 

d) Báo cáo các cấp; 

đ) Các văn bản khác, các hình ảnh, dữ liệu có liên quan đến nội dung công tác. 

Trừ những văn bản mật hoặc văn bản cấm lưu hành theo quy định của pháp luật. 

3. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các đơn vị và đơn vị gửi không phải gửi thêm văn bản giấy. 

4. Những văn bản khi lưu chuyển trên hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bến Tre phải được thực hiện theo điểm a, khoản 3, Điều 3 của Quy chế này. 

Điều 7: Trách nhiệm của Thủ Trưởng các đơn vị trực thuộc Viện tỉnh, Viện trưởng Viện KSND các huyện – thành phố. 

a) Thủ Trưởng các đơn vị trực thuộc Viện tỉnh, Viện trưởng Viện KSND các huyện - thành phố phải là người gương mẫu thực hiện sử dụng hộp thư điện tử trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc. Phân công cán bộ, công chức theo dõi, kiểm tra, thực hiện việc nhận văn bản gửi; kịp thời thông tin, báo cáo, gửi nội dung đã nhận đến lãnh đạo Viện, lãnh đạo phòng để chỉ đạo giải quyết công việc. Kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo mật, sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích là giải quyết công việc của cơ quan. 

b) Phòng Thống kê tội phạm và công nghệ thông tin: 

- Có trách nhiệm tạo hộp thư điện tử cho Viện KSND các huyện-thành phố và các phòng nghiệp vụ Viện tỉnh (địa chỉ Email: “Tên cá nhân, hoặc đơn vị@vksbentre.gov.vn” địa chỉ dự phòng là “tên cá nhân, đơn vị@gmail.com” và hộp thư này chỉ để giải quyết công việc hành chính, công vụ của Ngành KSND tỉnh Bến Tre, không sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác. 

Điều 8: Trách nhiệm của người sử dụng thư điện tử. 

1. Cán bộ, công chức sử dụng hộp thư của Phòng TKTP và CNTT Viện kiểm sát tỉnh cung cấp phải thường xuyên kiểm tra và trả lời thư điện tử theo thẩm quyền. Xóa các thư điện tử không cần thiết hoặc hết thời gian lưu trữ theo quy định để tránh tràn dung lượng của hộp thư. 

2. Người sử dụng hộp thư điện tử có trách nhiệm: 

a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư (mật khẩu nên có ít nhất 8 ký tự, nên có cả chữ hoa, chữ thường và số). Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi mật khẩu, phải ghi nhớ mật khẩu đã thay đổi và khi chuyển công tác khác phải có trách nhiệm bàn giao lại cho người được phân công thay thế sử dụng; 

b) Quản lý và lưu trữ nội dung hộp thư đảm bảo an toàn; 

c) Chịu trách nhiệm về những nội dung thông tin mình đưa vào, gửi đi trong hộp thư điện tử theo quy định của pháp luật; 

d) Không sử dụng hộp thư của người khác; không để người khác sử dụng hộp thư của mình; 

đ) Không thực hiện các hành vi nghiêm cấm được quy định tại Điều 4 của Quy chế này và các hành vi nghiêm cấm khác theo quy định của pháp luật.

Chương III 

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9: Tổ chức thực hiện. 

- Lãnh đạo Viện KSND tỉnh Bến Tre, Thủ Trưởng các đơn vị trực thuộc Viện tỉnh, Viện trưởng Viện KSND các huyện - thành phố có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc, phát sinh thì phản ánh về Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin Viện KSND tỉnh Bến Tre để kịp thời báo cáo Viện trưởng bổ sung hoàn thiện. 

- Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Viện trưởng Viện KSND tỉnh xem xét quyết định theo đề nghị của Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin, trên cơ sở tập hợp ý kiến của các phòng trực thuộc, Viện kiểm sát nhân dân các huyện - thành phố./.

                                                                                               VIỆN TRƯỞNG

                                                                                  (đã ký)

                                                                                              Đoàn Hoàng Đệ